Jak sprawnie wykorzystać Intranet?

Intranet to narzędzie o ogromnym potencjale. Czasy, w których traktowany był wyłącznie jako tablica ogłoszeń minęły bezpowrotnie. Obecnie intranet oferuje szeroki wachlarz modułów oraz możliwość projektowania dodatkowych funkcjonalności, co pozwala dostosować system do potrzeb każdej firmy. Warto zatem poznać wszystkie możliwości sieci intranetowych, aby jak najlepiej wykorzystać je w zarządzaniu codziennymi procesami w biznesie.

Intranet to nie tylko rozwiązanie dla korporacji i rozbudowanych spółek o licznych oddziałach oraz filiach. Wewnętrzna platforma sprawdzi się również w mniejszych firmach oraz jednostkach użyteczności publicznej, którym zależy na oszczędności czasu i wyeliminowaniu niepotrzebnych problemów organizacyjnych.

Jakie moduły może zawierać intranet?

Intranet oferuje liczne moduły, które można dostosować w zależności od tego, jakich funkcjonalności oczekujemy. Ich wybór powinien zostać poprzedzony analizą wymagań klienta, która pozwoli opracować specyfikację funkcjonalną narzędzia. Dobrze zestawione moduły pozwolą usprawnić codzienną pracę i polepszą wydajność pracowników.

Aktualności

Moduł pozwala publikować aktualne informacje związane z działalnością firmy. Mogą to być komunikaty kierowane do pracowników, ogłoszenia oraz inne informacje. Taki moduł jest jednym z najczęściej spotykanych w sieciach intranetowych, ponieważ wiąże się z dużą oszczędnością czasu. Często powiązany jest z funkcją powiadomień, dlatego komunikaty docierają do pracowników błyskawicznie i jest mniejsze prawdopodobieństwo, że odbiorca je przeoczy.

Profile pracowników

To również jeden z podstawowych modułów intranetu, który umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów w jednym miejscu. Można go powiązać z systemem uprawnień, który pozwala przydzielać dostęp do danych dokumentów lub kategorii określonej grupie użytkowników. Moduł ten zazwyczaj posiada rozbudowaną funkcję wyszukiwania i filtrowania wyników, co pozwala szybko i sprawnie odnaleźć właściwe dokumenty.

Książka adresowa

Moduł zawiera informacje o każdym z użytkowników, w szczególności dane kontaktowe. W przypadku, gdy firma podzielona jest na oddziały i departamenty, każdy z pracowników może łatwo pozyskać dane w celu nawiązania kontaktu z właściwą osobą. W takim module mogą znaleźć się również powiązania, dzięki czemu można sprawdzić kto pełni funkcje przełożonego danego pracownika, kto mu podlega, a także kto pełni zastępstwo na wypadek jego nieobecności.

Komunikator wewnętrzny

Wymiana szybkich wiadomości pomiędzy poszczególnymi pracownikami lub dyskusje grupowe, znacznie potrafią usprawnić pracę. Zintegrowanie tej funkcji z intranetem pozwoli zrezygnować z konieczności instalacji zewnętrznych aplikacji. Umożliwi również komunikowanie się ze wszystkimi użytkownikami, nie tylko z tymi, których posiadamy w książce adresowej.

Kalendarz

Moduł kalendarza pozwoli na planowanie spotkań i wydarzeń. Do kalendarza mogą mieć wgląd wszyscy pracownicy, dzięki czemu zostaną powiadomieni o ważnych zdarzeniach w przedsiębiorstwie. Moduł ten jest często powiązany z modułem wniosków urlopowych oraz rezerwacji zasobów. Dzięki temu pracownicy mogą zaoszczędzić mnóstwo czasu sprawdzając czy dana sala konferencyjna jest wolna w wybranym terminie, a wniosek o urlop mogą złożyć przy pomocy kilku kliknięć.

To tylko przykłady modułów, które mogą zawierać sieci intranet. Możliwości jest znacznie więcej i w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa można wdrożyć system zamówień wewnętrznych, help desk, ankiety czy delegacje. W Argonium chętnie doradzamy w wyborze odpowiednich rozwiązań, jednak to klient ma ostateczny wpływ na to, z czego będzie składała się sieć.

Intranet powinien być zawsze dostosowany do potrzeb danej organizacji i jej pracowników, dlatego to rozwiązanie, które musi być szyte na miarę. Opracowanie odpowiednich funkcjonalności oraz modułów, ułatwi i usprawni wiele procesów zachodzących wewnątrz firmy.